Es importante entender el cambio como una modificación o transformación de una condición existente o establecida en el DNP y que está formalizada a través de los diferentes instrumentos de la gestión (tales como: objetivos institucionales, metas, productos, proyectos, procesos, procedimientos, recursos, responsabilidades, entre otros).
Para gestionar los cambios en el DNP, se ha construido una metodología que permite clasificarlos en cambios “estandarizados” y especiales”. Los cambios especiales son aquellos que tienen una afectación especial en nuestra forma de operar, representan una incertidumbre frente a su implementación e impacto sobre la entidad. Por ejemplo: creación de nuevos sistemas de información, un componente nuevo en el Sistema Integrado de Gestión del DNP.
El DNP ha construido su metodología para la gestión de cambios especiales, lo que permite abordarlos y hacerles su respectivo seguimiento.
📍 Los cambios especiales pueden ser:
1. Cambios condicionados: Cuando surgen de una modificación normativa o condicionante que obliga al DNP a realizar ajustes en su gestión y/o en su operación.
2. Cambios autónomos: Cuando surgen de un interés propio del DNP para fortalecer su desempeño, resultados o condiciones de operación.
Para gestionar los cambios especiales, la metodología de gestión de cambios que se ha creado permite en cinco fases abordar el cambio. Estas fases corresponden a cada uno de los momentos de trabajo que se deben realizar:
📍 Fase 0: activación. Ante una situación que al materializarse va a tener un impacto importante en la entidad, que implique modificar alguna condición existente, se debe activar el cambio.
📍 Fase 1: identificación. El cambio que se presenta se debe evaluar en impacto y criticidad, además de clasificarlo en condicionado y autonómo.
📍 Fase 2: planeación. Se contruye el plan de trabajo para gestionar el cambio, precisando en roles, tiempos y recursos. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1) disposición de recursos, 2) comunicación y relacionamiento de partes interesadas; 3) análisis de riesgos y puntos críticos o de control; 4) indicadores de resultado o de impacto; 5) gestión del conocimiento y la innovación; y 6) hitos o momentos clave.
📍 Fase 3: ejecución. Utilizando la bitácora de ejecución, se hace el registro detallado de todas las actividades que se desarrollan en el marco de un cambio. Así, se facilita la ejecución del plan de trabajo, el cumplimiento de las fases definidas y el seguimiento de los avances.
📍 Fase 4: seguimiento y monitoreo. Para facilitar la la gestión del conocimiento del cambio, es necesario realizar el seguimiento de las acciones adelantadas para el proceso de cambio y dejar documentos que soporten los datos, avances y retroalimentación de lo gestionado.
📍 Fase 5: evaluación. Una vez finalizado lo planeado en cada uno de los elementos del cambio se deben revisar los indicadores de resultado o de impacto, para concluir la efectividad del cambio. En este mismo momento, también se debe evaluar de forma grupal que aprendizaje se tuvo del ejercicio, tanto de buenas prácticas como de lecciones aprendidas.